Como organizar a agenda de um estúdio de Pilates
Agenda de estúdio não é agenda de consultório. O aluno é recorrente, o aparelho é o limite e a vaga é semanal — e quase todo sistema erra nisso.
Por Leila Mara · Fisioterapeuta
O que torna a agenda de um estúdio diferente
Num consultório, cada horário é um atendimento avulso. Num estúdio, o aluno tem vaga fixa: terça e quinta às 7h, todas as semanas, por meses. O que você agenda não é uma consulta, é uma assinatura de horário.
Isso muda toda a lógica. O que importa não é 'quem vem hoje', é 'quantas vagas fixas eu tenho e quantas estão ocupadas' — que é a taxa que determina o faturamento.
O limite é o aparelho, não a sala
Um horário com três reformers comporta três alunos naquele exercício, mesmo que caibam dez pessoas na sala. Quem monta a agenda pela metragem acaba com aula em que alguém fica esperando aparelho.
A regra prática: defina a capacidade de cada horário pelo gargalo de equipamento e pela quantidade de alunos que o professor consegue corrigir. Costuma ser um número entre três e seis — e é ele que vai no sistema.
Lista de espera é receita parada
Todo estúdio tem horário de pico lotado e horário morto vazio. A lista de espera por horário resolve os dois: quando alguém cancela às 6h da manhã, existe alguém para chamar.
Sem isso, a vaga cancelada simplesmente evapora — você já pagou o professor e a luz daquele horário de qualquer jeito. É a perda mais silenciosa da operação.
Política de reposição: defina antes, não durante
O momento errado para decidir se a falta pode ser reposta é quando a aluna está na sua frente pedindo. Sem regra escrita, cada caso vira negociação, e a negociação sempre pende para o lado de quem insiste mais.
- Quantas reposições por mês o plano dá direito.
- Com quanto tempo de antecedência o cancelamento libera reposição.
- Se a reposição vence no mês ou acumula.
- O que acontece quando o estúdio é que cancela.
Quantos alunos por horário é o ideal?
Depende do gargalo de aparelho e da proposta. Entre três e quatro, o professor consegue corrigir todo mundo — que é o que sustenta preço mais alto. Acima de seis, a aula vira condicionamento em grupo, e o preço acompanha.
Como o MaraFlow trata isso
A agenda do MaraFlow trabalha com vaga fixa semanal, capacidade por horário, lista de espera e reposição com regra configurável. O aluno vê a própria agenda no app e avisa a ausência por lá — o que faz a vaga abrir cedo o bastante para alguém aproveitar.