Trocar de sistema sem perder o histórico
O medo de migrar é legítimo e trava mais estúdio do que preço. A maior parte do risco some com ordem correta.
Por Leila Mara · Fisioterapeuta
Exporte antes de cancelar. Sempre.
Este é o erro caro e irreversível: cancelar o sistema antigo e depois descobrir que o acesso aos dados acabou junto. Contrato encerrado costuma significar dados inacessíveis.
Antes de qualquer coisa, peça a exportação completa e confira se ela abre. Arquivo corrompido ou exportação parcial é comum — e você só descobre tentando.
O que exportar
A lista mínima, na ordem de importância:
- Cadastro de alunos, com contato e dados de plano.
- Histórico financeiro — o que foi pago, o que está em aberto.
- Prontuário e evoluções, se houver atendimento de fisioterapia.
- Grade de horários e vagas fixas.
- Histórico de presenças, ao menos dos últimos doze meses.
A ordem que evita parada
Não migre tudo de uma vez. A sequência que funciona começa pelo que não interrompe a operação e termina pelo que interrompe:
- Cadastro de alunos e grade de horários no sistema novo, com o antigo ainda rodando.
- Conferência de vagas fixas por horário, comparando com o antigo.
- Virada da agenda numa segunda-feira, com os dois abertos na primeira semana.
- Financeiro no primeiro dia do mês seguinte — nunca no meio do mês.
- Prontuário por último, importado como histórico.
O que costuma dar trabalho
Plano com regra esquisita: aquele aluno que paga trimestral com desconto e tem duas reposições acumuladas desde o ano passado. Sistemas diferentes modelam isso de formas diferentes.
A saída prática é listar os casos fora do padrão antes de migrar — normalmente são menos de dez — e decidir um por um como ficam. Tentar automatizar essa parte custa mais do que resolver na mão.
Quanto tempo leva uma migração?
Para um estúdio de porte médio com os dados exportados em ordem, de duas a quatro semanas do início ao financeiro rodando no sistema novo. O que alonga é dado bagunçado na origem, não a importação em si.
Como o MaraFlow trata isso
A importação de alunos, planos e grade é feita junto com você, a partir da exportação do seu sistema atual ou da sua planilha. Os 14 dias servem justamente para rodar em paralelo e conferir antes de virar a chave.